Muokkauspäivä
3.8.2022
19.9.2022
Sisällys
- Rekisterin nimi
- Rekisterinpitäjä/omistaja
- Rekisterin vastuuhenkilö(t)
- Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
- Kaupungin tietosuojavastaava
- Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
- Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
- Rekisterin tietosisältö
- Säännönmukaiset tietolähteet
- Tietojen säännönmukaiset luovutukset
- Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
- Rekisterin suojauksen periaatteet
- Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
- Tarkastusoikeus
- Oikeus vaatia tiedon korjaamista
- Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen
- Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
- Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
- Muu informaatio
- Rekisterihallinto
1 Rekisterin nimi
Ceepos – verkkomaksuratkaisu
2 Rekisterinpitäjä
Nimi: Kaupunginhallitus, Porvoon kaupunki 1061512-1
Osoite: Raatihuoneenkatu 9, 06100 Porvoo
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite): kirjaamo@porvoo.fi
3 Rekisterin vastuuhenkilö
Tehtävänimike: Hallintojohtaja
4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tehtävänimike: Hallintojohtaja
Osoite: Raatihuoneenkatu 9, 06100 Porvoo
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite):
Tietopyynnöt: https://www.eporvoo.fi/fi-FI/hallinto-ja-paatoksenteko/tietopyynto
5 Kaupungin tietosuojavastaava
Tehtävänimike: Lakimies
Osoite: Raatihuoneenkatu 9, 06100 Porvoo
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite): tietosuojavastaava@porvoo.fi
6 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
kts. kohta 8.
7 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja kerätään mm. tilausten toimittamisen, maksujen oikean kohdistamisen, asiakkaan ja/tai asiakkaan ilmoittaman henkilön tunnistamisen, asiakkaan asiointihistorian ja asiointioikeuksien todentamisen, raportoinnin sekä markkinoinnin vuoksi.
Ohjelmiston käyttäjistä kerätään tietoja käyttöoikeuksien määrittelemiseksi sekä käytön valvomiseksi. Ohjelmisto luo henkilötietoja sisältäviä lokitietoja ohjelmiston käyttöhistorian ja ongelmatapausten selvitystarpeita varten.
8 Rekisterin tietosisältö
Yleinen asiakasrekisteri: asiakasnumero, etunimi, sukunimi, lähiosoite, postitoimipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite, tilaushistoria, verkkomaksu käyttäjätunnus.
Tilausrekisteri: Maksunumero, yhteystiedot, tilatut tuotteet.
Ilmoittautumiset: Ilmoitettavan nimi, yhteystiedot, terveydentila (allergiat ja muut rajoitteet), huoltajan tiedot.
Postituslistat: Sähköpostiosoite.
Henkilötietoja säilytetään rekistereissä, kunnes niiden poistot tehdään manuaalisesti. Tilaustiedot säilytetään, kunnes poistot tehdään manuaalisesti tai ajastetusti. Sähköiset kuittihistoriat säilytetään, kunnes poistot tehdään manuaalisesti, mutta kuitenkin vähintään kuusi vuotta.
9 Säännönmukaiset tietolähteet
Maksutapahtumia liittymien kautta välittävät ulkoiset järjestelmät, jotka ovat integroituneet verkkokauppaan. Pääsääntöisenä tietolähteenä ovat verkkokaupan asiakkaat tehdessään tilauksia, ilmoittautumisia ja maksaessaan verkkomaksujaan.
10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin pitäjän muihin järjestelmiin, kuten kassajärjestelmä, kirjanpito, laskutus, kulunvalvonta, ajanvaraus. Maksupalveluntarjoajasta riippuen tilauksen maksamisen yhteydessä maksujärjestelmään välitetään asiakkaan yhteystietoja ongelmatilanteiden ja maksujen palauttamisen helpottamiseksi.
11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
12 Rekisterin suojauksen periaatteet
A Manuaalinen aineisto:
Ohjelmiston ylläpito on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin sekä käyttäjäryhmäkohtaisin käyttöoikeuksin. Tietokannassa olevat tiedot on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla ja tiedon käsittely on rajattu vain verkkokauppajärjestelmän käytettäväksi. Levyille tallennetut tiedot on suojattu käyttöjärjestelmätason käyttöoikeuksin. Kaikki tietoliikenne järjestelmäntoimittajan järjestelmien sekä verkkokaupan ja maksupalveluntarjoajan välillä tapahtuu SSL-suojattuna.
Verkkokauppapalvelimen huoltoyhteys on sallittu vain palvelin- ja järjestelmätoimittajille. Ohjelmiston toimittajalla on täysi pääsy kaiken kerätyn tiedon tarkasteluun ja poistamiseen.
13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Ei ole
14 Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojensa käsittelystä ja tarkastaa omat henkilötietonsa. Tiedonsaantiin, korjaamiseen tai poistamiseen liittyvät lomakkeet ovat saatavilla ePorvoo- palvelusta kts. kohta 4.
15 Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista tai poistamista. Pyynnöt tulee osoittaa sähköisesti kts. kohta 4.
16 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen
17 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
Verkkokauppaostosten ja -maksujen tekeminen katsotaan henkilötietojen käsittelyn hyväksynnäksi, eikä tätä erikseen kuluttajalta vaadita järjestelmän käyttämiseksi. Henkilötietojen tullessa ulkopuolisesta järjestelmästä henkilötietojen käsittelemisen hyväksyminen hoidetaan verkkokauppajärjestelmän ulkopuolella.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.
18 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa rekisteröidyn vakinainen asuinpaikka tai työpaikka on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut (Suomessa Tietosuojavaltuutettu)
19 Muu informaatio
20 Rekisterihallinto
Porvoon kaupungin verkkomaksuratkaisun rekisterinvastuuhenkilö on hallintojohtaja. Rekisterin vastuuhenkilö huolehtii:
• rekisterin tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä
• periaatteista ja menettelyistä, joilla käyttöoikeudet myönnetään, rekisteröidyn informointi ja tarkastusoikeus toteutetaan, tietoja korjataan ja tietoja luovutetaan.
• tietosuojaselosteen laatimisesta ja ylläpidosta.